Spring naar hoofdnavigatieSpring naar hoofdinhoudSpring naar footer

Privacyverklaring

§ 1 Inleiding

Triflex BV/SRL hecht grote waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij dat doen, op basis van welke wettelijke grondslagen, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft.
Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving.
Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van de website www.triflex.be en alle bijbehorende pagina’s, formulieren, downloads, diensten en functionaliteiten.
Wanneer u gebruikmaakt van onze website, contact met ons opneemt, zich inschrijft voor communicatie of interactie heeft met onze online campagnes, kunnen wij persoonsgegevens van u verwerken.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring is:
Triflex BV/SRL  Diamantstraat 6c  B-2200 Herentals  België
T: +32 14 75 25 50  E: info@triflex.be  W: www.triflex.be

3. Privacycontact en gegevensbescherming

Triflex BV/SRL heeft geen Functionaris voor de Gegevensbescherming aangesteld, aangezien wij niet onder de wettelijke verplichting vallen zoals uiteengezet in artikel 37 AVG/GDPR.
Wij evalueren dit periodiek, onder meer bij wijzigingen in onze verwerkingen, systemen, marketingactiviteiten of organisatie.
Voor vragen over privacy, gegevensbescherming of deze privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via:
info@triflex.be

4. Hosting, beveiliging en technische verwerking

Wanneer u onze website bezoekt, verwerken wij technische gegevens die noodzakelijk zijn om de website goed, veilig en betrouwbaar te laten functioneren.
Doeleinden
Wij verwerken technische gegevens om:
  • de website correct te laten functioneren;
  • prestaties en stabiliteit te waarborgen;
  • storingen en technische fouten te analyseren;
  • misbruik, fraude en cyberaanvallen te voorkomen;
  • systemen, netwerken en gegevens te beveiligen;
  • logging en monitoring uit te voeren;
  • de beschikbaarheid en veiligheid van onze website te verbeteren.
Verwerkte gegevens
Hiervoor kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:
  • IP-adres;
  • datum en tijdstip van bezoek;
  • browsertype en browserversie;
  • apparaat- en besturingssysteemgegevens;
  • opgevraagde pagina’s;
  • referrer-URL;
  • server- en CDN-loggegevens;
  • technische foutmeldingen en beveiligingslogs.
Grondslag
De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub f AVG/GDPR. Ons gerechtvaardigd belang bestaat uit het beveiligen, beheren, beschikbaar houden en optimaliseren van onze IT-systemen en website. Wij hebben hierbij een belangenafweging gemaakt. Daarbij hebben wij vastgesteld dat deze verwerking noodzakelijk is voor een veilige en goed functionerende website, dat de impact op uw privacy beperkt blijft door dataminimalisatie en passende bewaartermijnen, en dat u het recht heeft om bezwaar te maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
Bewaartermijn
Technische loggegevens bewaren wij in beginsel maximaal 30 dagen, tenzij langere bewaring noodzakelijk is in verband met:
  • beveiligingsincidenten;
  • fraudeonderzoek;
  • wettelijke verplichtingen;
  • technische onderzoeken;
  • juridische procedures.

5. Content Delivery Networks

Wij kunnen gebruikmaken van Content Delivery Networks, ook wel CDN’s genoemd, om onze website sneller, stabieler en veiliger aan te bieden. Een CDN zorgt ervoor dat websitebestanden, zoals afbeeldingen, scripts of stylesheets, vanaf een server worden geladen die technisch gunstig is voor de bezoeker.
Verwerkte gegevens
Bij het gebruik van een CDN kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:
  • IP-adres;
  • browser- en apparaatgegevens;
  • technische gebruiksgegevens;
  • datum en tijdstip van verzoeken;
  • server- en netwerkgegevens.
Doeleinden
Wij gebruiken CDN’s voor:
  • snellere laadtijden;
  • betere beschikbaarheid van de website;
  • beveiliging tegen misbruik en aanvallen;
  • stabiele levering van websitecontent.
Grondslag
De grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub f AVG/GDPR. Voor deze verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang hebben wij een belangenafweging uitgevoerd waarbij volgende zaken in rekening werden gebracht:
  • het doel en de noodzaak van de verwerking;
  • de impact op de privacy van de betrokkenen;
  • de redelijke verwachtingen van de betrokkenen;
  • de genomen waarborgen, zoals dataminimalisatie en beperkte bewaartermijnen.
Op verzoek kan meer informatie over deze belangenafweging worden verkregen via ons e-mailadres: info@triflex.be.
Bewaartermijn
CDN-loggegevens bewaren wij, voor zover deze onder onze invloed staan, in beginsel maximaal 30 dagen, tenzij langere bewaring noodzakelijk is vanwege beveiliging, misbruikonderzoek of wettelijke verplichtingen.

6. Categorieën persooonsgegevens

Afhankelijk van uw gebruik van onze website, formulieren, diensten of communicatiekanalen kunnen wij onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:
  • naam en contactgegevens;
  • bedrijfsnaam;
  • functie of rol binnen een organisatie;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • berichtinhoud en aanvraaggegevens;
  • gegevens over interesse in onze producten, systemen of diensten;
  • IP-adres en technische gegevens;
  • website- en interactiegedrag;
  • cookie-ID’s en vergelijkbare online identificatoren;
  • pseudonieme identificatoren;
  • marketingvoorkeuren;
  • toestemmingsstatus;
  • gegevens die nodig zijn voor administratie, offertes of klantrelaties.
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit wettelijk is toegestaan en strikt noodzakelijk is. Wij verzoeken u om geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens of andere gevoelige informatie, via onze formulieren of berichten aan ons te verstrekken, tenzij dit noodzakelijk is voor uw specifieke verzoek.
Herkomst van gegevens
Persoonsgegevens worden doorgaans rechtstreeks door u verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u:
  • een formulier invult;
  • contact met ons opneemt;
  • zich inschrijft voor een nieuwsbrief;
  • een download aanvraagt;
  • deelneemt aan een training, evenement of campagne;
  • reageert op een online advertentie of socialmediabericht.
In sommige gevallen ontvangen wij gegevens via derde platformen, zoals advertentieplatformen, socialmediaplatformen of marketingtools, wanneer u daar zelf interactie aangaat met onze campagnes of formulieren invult.

7. Doeleinden, grondslagen en bewaartermijnen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een duidelijk doel en een wettelijke grondslag bestaat.
a. Contact, vragen en aanvragen
Wanneer u contact met ons opneemt of een formulier invult, verwerken wij uw gegevens om uw vraag, verzoek of aanvraag te kunnen behandelen.
Doeleinden
Wij verwerken deze gegevens voor:
  • het beantwoorden van vragen;
  • het behandelen van contactverzoeken;
  • het opvolgen van informatieaanvragen;
  • het opstellen of opvolgen van offertes;
  • het onderhouden van zakelijke relaties;
  • het plannen van afspraken of adviesgesprekken;
  • het leveren van gevraagde informatie, documentatie of downloads.
Verwerkte gegevens
Wij kunnen hiervoor onder meer verwerken:
  • naam;
  • bedrijfsnaam;
  • functie;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • inhoud van uw bericht;
  • onderwerp van uw aanvraag;
  • eventuele gegevens die u zelf meestuurt.
Grondslag
De grondslag is uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub b AVG/GDPR, wanneer uw aanvraag ziet op een mogelijke of bestaande overeenkomst. Voor algemene contactvragen, informatieverzoeken of overige communicatie kan de grondslag ons gerechtvaardigd belang zijn zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub f AVG/GDPR. Ons belang bestaat dan uit het kunnen beantwoorden van vragen en het onderhouden van zakelijke contacten. Voor de verwerkingen op basis van ons gerechtvaardigd belang maken wij steeds een belangenafweging waarbij volgende zaken in rekening werden gebracht:
  • het doel en de noodzaak van de verwerking;
  • de impact op de privacy van de betrokkenen;
  • de redelijke verwachtingen van de betrokkenen;
  • de genomen waarborgen, zoals dataminimalisatie en beperkte bewaartermijnen.
Op verzoek kan meer informatie over deze belangenafweging worden verkregen via ons e-mailadres: info@triflex.be.
Bewaartermijn Contact- en aanvraaggegevens bewaren wij maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij de gegevens onderdeel worden van een klant-, project-, offerte- of administratief dossier. In dat geval gelden de daarvoor toepasselijke bewaartermijnen, waaronder fiscale of contractuele bewaarplichten.
b. Nieuwsbrieven en marketingcommunicatie
Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief of andere marketingcommunicatie, verwerken wij uw gegevens om u relevante informatie te kunnen toesturen.
Doeleinden
Wij gebruiken deze gegevens voor:
  • het versturen van nieuwsbrieven;
  • het informeren over producten, systemen, projecten, trainingen, evenementen en diensten;
  • het versturen van uitnodigingen;
  • het meten van de effectiviteit van onze communicatie;
  • het beheren van aan- en afmeldingen.
Verwerkte gegevens
Wij kunnen hiervoor onder meer verwerken:
  • naam;
  • e-mailadres;
  • bedrijfsnaam;
  • functie;
  • marketingvoorkeuren;
  • toestemmingsstatus;
  • klik- en opengegevens, voor zover toegestaan en afhankelijk van uw instellingen of toestemming.
Grondslag
De grondslag voor nieuwsbrieven en marketingcommunicatie is in beginsel uw toestemming zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub a AVG/GDPR. Wanneer sprake is van bestaande zakelijke relaties, kunnen wij in bepaalde gevallen informatie sturen over vergelijkbare producten of diensten op basis van ons gerechtvaardigd belang, voor zover dit wettelijk is toegestaan en u zich eenvoudig kunt afmelden.
Afmelden
U kunt zich op ieder moment afmelden via de afmeldlink in onze e-mails of door contact met ons op te nemen via info@triflex.be.
Bewaartermijn
Wij bewaren uw gegevens voor marketingcommunicatie totdat u uw toestemming intrekt of zich afmeldt. Beperkte gegevens kunnen langer worden bewaard voor bewijsdoeleinden, bijvoorbeeld om aan te tonen dat u zich heeft afgemeld of dat toestemming is ingetrokken.
c. Websiteanalyse
Wij maken gebruik van analytics om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website en om onze website, content en dienstverlening te verbeteren.
Tool
Wij maken hiervoor gebruik van:
  • Google Analytics 4
Instellingen
Voor zover technisch mogelijk en ingesteld, maken wij gebruik van privacy vriendelijke instellingen, zoals:
  • IP-anonimisering of IP-masking;
  • beperking van gegevensdeling;
  • beperkte bewaartermijnen;
  • geen Google Ads-signalen zonder toestemming;
  • activering via onze cookiebanner.
Verwerkte gegevens
Afhankelijk van uw toestemming kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:
  • online identifiers;
  • IP-adres, waarbij dit waar mogelijk wordt gemaskeerd of afgekort;
  • apparaat- en browsergegevens;
  • bezochte pagina’s;
  • klik- en interactiegegevens;
  • verkeersbron;
  • sessiegegevens;
  • geaggregeerde statistieken.
Waar mogelijk worden gegevens gepseudonimiseerd, geaggregeerd of beperkt verwerkt.
Grondslag
De grondslag voor websiteanalyse met niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken is uw toestemming zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub a AVG/GDPR. Analytics worden uitsluitend geactiveerd nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner.
Bewaartermijn
De bewaartermijn voor analyticsgegevens bedraagt maximaal 14 maanden, tenzij een kortere bewaartermijn is ingesteld of de gegevens eerder worden verwijderd.
d. Marketing, tracking en profiling
Wij kunnen gebruikmaken van marketing- en trackingtechnologieën om inzicht te krijgen in de effectiviteit van onze campagnes en om content en advertenties beter af te stemmen op interesses.
Tools
Wij kunnen hiervoor onder meer gebruikmaken van:
  • Google Ads;
  • Meta Pixel;
  • LinkedIn Insight Tag;
  • vergelijkbare advertentie- en marketingtools.
Doeleinden
Wij gebruiken deze tools voor:
  • het meten van campagneprestaties;
  • het tonen van relevante advertenties;
  • remarketing;
  • conversiemeting;
  • het analyseren van interacties met advertenties;
  • het opbouwen of gebruiken van doelgroepen binnen advertentieplatformen.
Verwerkte gegevens
Afhankelijk van uw toestemming kunnen onder meer worden verwerkt:
  • cookie-ID’s;
  • online identifiers;
  • IP-adres;
  • apparaat- en browsergegevens;
  • bezochte pagina’s;
  • klikgedrag;
  • conversiegegevens;
  • interacties met advertenties;
  • pseudonieme profielgegevens.
Grondslag
De grondslag voor marketing, tracking en profiling via niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken is uw toestemming zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub a AVG/GDPR. Deze technologieën worden uitsluitend geactiveerd nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner.
Profiling
Profiling vindt uitsluitend plaats voor marketingdoeleinden. Er worden geen besluiten genomen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u juridische gevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen, zoals bedoeld in artikel 22 AVG/GDPR.
Intrekken van toestemming
U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken of wijzigen via de cookie-instellingen op onze website of, waar van toepassing, via de afmeldmogelijkheden in onze communicatie.
e. Downloads, formulieren en campagnes
Wanneer u een whitepaper, brochure, documentatie of andere download aanvraagt, kunnen wij persoonsgegevens verwerken om de gevraagde content aan u te leveren en uw aanvraag op te volgen.
Doeleinden
Wij verwerken deze gegevens voor:
  • het beschikbaar stellen van de aangevraagde download;
  • het opvolgen van uw aanvraag;
  • het beantwoorden van eventuele vragen;
  • het meten van interesse in onze producten, systemen of diensten;
  • het verbeteren van onze campagnes en content.
Verwerkte gegevens
Wij kunnen onder meer verwerken:
  • naam;
  • bedrijfsnaam;
  • functie;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • gekozen download of interessegebied;
  • formuliergegevens;
  • toestemmingsstatus;
  • interactiegegevens.
Grondslag
De grondslag kan verschillen per situatie:
  • toestemming, wanneer u zich inschrijft voor marketingcommunicatie;
  • precontractuele maatregelen, wanneer uw aanvraag gericht is op een offerte, advies of mogelijke overeenkomst;
  • gerechtvaardigd belang, wanneer wij een zakelijke aanvraag opvolgen of onze dienstverlening verbeteren.
Wanneer wij uw gegevens gebruiken voor marketingcommunicatie waarvoor toestemming vereist is, vragen wij deze toestemming afzonderlijk.
Bewaartermijn
Gegevens uit download- en campagneformulieren bewaren wij maximaal 2 jaar na het laatste contact, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege een klantrelatie, offerte, overeenkomst, wettelijke verplichting of administratief dossier.
f. Trainingen, evenementen en bijeenkomsten
Wanneer u zich inschrijft voor een training, evenement, bijeenkomst of webinar, verwerken wij gegevens die nodig zijn voor de organisatie en uitvoering daarvan.
Doeleinden
Wij verwerken deze gegevens voor:
  • registratie en deelnamebeheer;
  • communicatie over de bijeenkomst;
  • het versturen van bevestigingen en praktische informatie;
  • aanwezigheidsregistratie;
  • evaluatie en opvolging;
  • administratieve afhandeling.
Verwerkte gegevens
Wij kunnen onder meer verwerken:
  • naam;
  • bedrijfsnaam;
  • functie;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • deelnamegegevens;
  • voorkeuren of opmerkingen die u zelf verstrekt.
Grondslag
De grondslag is uitvoering van een overeenkomst of precontractuele maatregelen wanneer de verwerking nodig is voor uw deelname. Voor evaluatie, organisatieverbetering en zakelijke opvolging kan de grondslag ons gerechtvaardigd belang zijn. Voor marketingcommunicatie na afloop vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk vereist is.
Bewaartermijn
Wij bewaren inschrijf- en deelnamegegevens zolang dat nodig is voor de organisatie, opvolging en administratie van de training of het evenement. In beginsel bewaren wij deze gegevens maximaal 2 jaar na afloop, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is op grond van administratie, certificering, overeenkomst of wettelijke verplichtingen.
g. Klantrelaties, offertes en zakelijke administratie
Wanneer u klant bent of namens een organisatie contact met ons heeft over offertes, opdrachten, projecten, leveringen of dienstverlening, verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn voor onze zakelijke relatie.
Doeleinden
Wij verwerken deze gegevens voor:
  • het opstellen en opvolgen van offertes;
  • het uitvoeren van overeenkomsten;
  • projectcommunicatie;
  • relatiebeheer;
  • levering van producten of diensten;
  • facturatie;
  • debiteurenbeheer;
  • administratie;
  • juridische of contractuele afhandeling.
Verwerkte gegevens
Wij kunnen onder meer verwerken:
  • naam;
  • bedrijfsnaam;
  • functie;
  • zakelijke contactgegevens;
  • offerte- en opdrachtgegevens;
  • projectgegevens;
  • correspondentie;
  • factuur- en betaalgegevens;
  • gegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de zakelijke relatie.
Grondslag
De grondslag is uitvoering van een overeenkomst zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub b AVG/GDPR, of ons gerechtvaardigd belang bij het onderhouden van zakelijke relaties en het uitvoeren van zakelijke processen. Voor fiscale en administratieve verplichtingen is de grondslag een wettelijke verplichting zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub c AVG/GDPR.
Bewaartermijn
Administratieve gegevens bewaren wij in beginsel 7 jaar, in overeenstemming met fiscale bewaarplichten. Overige klant-, offerte- en projectgegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is vanwege juridische, contractuele of administratieve verplichtingen.
h. Wettelijke verplichtingen
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Doeleinden
Dit kan onder meer gaan om:
  • fiscale administratie;
  • wettelijke bewaarplichten;
  • medewerking aan bevoegde toezichthouders of autoriteiten;
  • behandeling van juridische verzoeken;
  • naleving van toepasselijke wet- en regelgeving.
Grondslag
De grondslag is een wettelijke verplichting zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 sub c AVG/GDPR.
Bewaartermijn
Gegevens die wij verwerken op basis van wettelijke verplichtingen bewaren wij gedurende de termijn die de betreffende wet voorschrijft. Voor fiscale administratie geldt in beginsel een bewaartermijn van 7 jaar.

8. Cookies en consentmanagement

Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij bezoek aan onze website op uw apparaat worden geplaatst of uitgelezen. Vergelijkbare technieken zijn bijvoorbeeld pixels, tags, scripts, local storage en trackingtechnologieën.
Voor consentmanagement maken wij gebruik van Cookiebot by Usercentrics.
Het gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën is onderworpen aan de toepasselijke Belgische wetgeving inzake elektronische communicatie, die uitvoering geeft aan de ePrivacy-richtlijn.
Soorten cookies
Wij kunnen gebruikmaken van de volgende categorieën:
  • noodzakelijke cookies;
  • functionele cookies;
  • analytische cookies;
  • marketing- en trackingcookies;
  • cookies en technieken van derde partijen.
Toestemming
Niet-noodzakelijke cookies, scripts of vergelijkbare technieken worden uitsluitend geplaatst of geactiveerd nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. Voor noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist, omdat deze nodig zijn om de website technisch goed te laten functioneren. Wel informeren wij u hierover via onze cookieverklaring. U kunt uw toestemming op ieder moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.
Cookieverklaring
Een actuele cookieverklaring is beschikbaar via onze website. Daarin staat per cookie of vergelijkbare techniek vermeld:
  • de naam;
  • de aanbieder;
  • de categorie;
  • het doel;
  • de bewaartermijn;
  • of toestemming vereist is.
Wij streven ernaar dat onze cookieverklaring actueel blijft en aansluit bij de cookies en scripts die daadwerkelijk op onze website worden gebruikt.

9. Externe tools en diensten

Wij maken gebruik van externe tools en diensten om onze website, communicatie, marketing, klantbeheer en dienstverlening mogelijk te maken.
Wij kunnen onder meer gebruikmaken van:
  • Google Analytics 4;
  • Google Tag Manager;
  • Google Ads;
  • Meta Pixel;
  • LinkedIn Insight Tag;
  • YouTube, waar mogelijk in enhanced privacy mode;
  • Microsoft Dynamics 365;
  • WhatsApp-widget via Futy;
  • hosting-, IT-, beveiligings- en marketingdienstverleners.
Afhankelijk van de dienst treden deze partijen op als verwerker, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke. Dit verschilt per verwerking en per functionaliteit. Met verwerkers sluiten wij verwerkersovereenkomsten waar dat vereist is.
Google Tag Manager
Wij gebruiken Google Tag Manager om scripts en tags op onze website te beheren. Google Tag Manager zelf wordt gebruikt voor het technisch aansturen van tags. Tags die niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken plaatsen, worden pas geactiveerd nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven.
Google Analytics 4
Wij gebruiken Google Analytics 4 om statistieken over het gebruik van onze website te verzamelen. Google Analytics 4 wordt uitsluitend geactiveerd nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner.
Google Ads, Meta Pixel en LinkedIn Insight Tag
Wij kunnen advertentie- en trackingtools gebruiken voor conversiemeting, remarketing en het tonen van relevante advertenties. Deze tools worden uitsluitend geactiveerd nadat u toestemming heeft gegeven voor marketing- en trackingcookies.
Voor bepaalde verwerkingen kunnen advertentieplatformen zoals Meta en LinkedIn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke zijn. Voor zover sprake is van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid, maken wij de essentie van de betreffende afspraken beschikbaar via deze privacyverklaring, via de privacyinformatie van de betreffende aanbieder of op verzoek.
YouTube
Onze website kan video’s bevatten die via YouTube worden ingesloten. Waar mogelijk gebruiken wij de enhanced privacy mode. Toch kan YouTube persoonsgegevens verwerken wanneer u een video bekijkt of ermee interacteert. Indien voor het laden van YouTube-video’s toestemming vereist is, wordt de video pas geladen nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven of nadat u de video actief start.
Microsoft Dynamics 365
Wij gebruiken Microsoft Dynamics 365 voor klantbeheer, relatiebeheer, marketingprocessen, formulieren, communicatie en opvolging van aanvragen. In dit kader kunnen persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt die u aan ons verstrekt of die voortkomen uit onze zakelijke relatie met u.
WhatsApp-widget via Futy
Onze website kan een WhatsApp-widget bevatten, aangeboden via Futy. Deze widget maakt het mogelijk om eenvoudig contact met ons op te nemen via WhatsApp.
De WhatsApp-widget wordt pas geladen nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven of nadat u de widget actief gebruikt, voor zover dit technisch zo is ingericht. Wanneer u via WhatsApp contact met ons opneemt, kunnen gegevens worden verwerkt door WhatsApp, Meta en/of de aanbieder van de widget. Op die verwerking zijn mede de voorwaarden en privacyverklaringen van deze partijen van toepassing.
Wij adviseren u om via WhatsApp geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens met ons te delen.

10. Internationale doorgifte

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld wanneer wij gebruikmaken van internationale IT-, cloud-, analyse- of marketingdienstverleners.
Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat dit uitsluitend gebeurt in overeenstemming met de AVG/GDPR en met passende waarborgen.
Deze waarborgen kunnen onder meer bestaan uit:
  • een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
  • deelname aan het EU–US Data Privacy Framework, voor zover van toepassing;
  • door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses;
  • aanvullende technische, organisatorische of contractuele maatregelen waar nodig.
Een kopie van de relevante waarborgen of nadere informatie hierover is op verzoek beschikbaar, voor zover dit wettelijk en contractueel mogelijk is.
De Europese Commissie heeft voor doorgiften naar deelnemende Amerikaanse organisaties het EU–US Data Privacy Framework vastgesteld. Voor andere doorgiften buiten de EER kunnen Standard Contractual Clauses worden gebruikt als passende waarborg.

11. Ontvangers van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor de in deze privacyverklaring beschreven doeleinden, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Wij kunnen persoonsgegevens delen met:
  • hosting- en IT-dienstverleners;
  • beveiligings- en onderhoudspartijen;
  • CRM- en marketingplatformen;
  • analyse- en advertentiepartners;
  • e-mail- en communicatiedienstverleners;
  • aanbieders van formulieren, downloads en campagnefunctionaliteiten;
  • administratieve, fiscale of juridische adviseurs;
  • bevoegde autoriteiten, indien wettelijk vereist.
Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij verwerkersovereenkomsten waar dat vereist is.
Wij verkopen geen persoonsgegevens.

12. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor juridische, administratieve of contractuele doeleinden.
De belangrijkste bewaartermijnen zijn:
  • technische loggegevens: maximaal 30 dagen, tenzij langere bewaring noodzakelijk is;
  • contact- en aanvraaggegevens: maximaal 2 jaar na het laatste contact;
  • marketinggegevens: totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt;
  • gegevens voor bewijs van toestemming of afmelding: zolang dit noodzakelijk is voor verantwoordingsdoeleinden;
  • analyticsgegevens: maximaal 14 maanden;
  • evenement- en trainingsgegevens: in beginsel maximaal 2 jaar na afloop;
  • administratieve en fiscale gegevens: in beginsel 7 jaar;
  • klant-, offerte- en projectgegevens: zolang noodzakelijk voor de zakelijke relatie, overeenkomst, administratie of eventuele juridische verplichtingen.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, verwijderen wij deze of anonimiseren wij deze waar mogelijk.

13. Beveiliging en datalekken

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging of openbaarmaking.
Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:
  • toegangsbeperkingen;
  • beveiligde verbindingen;
  • logging en monitoring;
  • autorisatiebeheer;
  • beveiliging van systemen en netwerken;
  • afspraken met leveranciers;
  • interne procedures voor gegevensbescherming;
  • periodieke beoordeling van beveiligingsmaatregelen.
Datalekken worden intern geregistreerd. Indien een datalek waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, melden wij dit bij de gegevensbeschermingsautoriteit. Indien vereist informeren wij ook de betrokkenen.

14. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG/GDPR verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. U heeft recht op:
  • inzage in uw persoonsgegevens;
  • rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens;
  • verwijdering van persoonsgegevens;
  • beperking van de verwerking;
  • overdraagbaarheid van gegevens;
  • bezwaar tegen verwerking;
  • intrekking van eerder gegeven toestemming;
  • bezwaar tegen direct marketing.
Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het moment van intrekking.
U kunt een verzoek indienen via:
info@triflex.be
Wij reageren uiterlijk binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. In sommige gevallen kunnen wij deze termijn verlengen, bijvoorbeeld wanneer een verzoek complex is. In dat geval informeren wij u daarover tijdig.
Wij kunnen u vragen uw identiteit te verifiëren voordat wij uw verzoek behandelen.

15. Verplichte gegevens

In sommige gevallen hebben wij bepaalde persoonsgegevens nodig om een dienst te kunnen leveren, contact met u op te nemen, een overeenkomst uit te voeren of te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Wanneer u bepaalde gegevens niet verstrekt, kan dit betekenen dat wij:
  • uw vraag niet kunnen beantwoorden;
  • geen contact met u kunnen opnemen;
  • geen offerte kunnen opstellen;
  • geen dienst kunnen leveren;
  • uw inschrijving of aanvraag niet kunnen verwerken;
  • niet kunnen voldoen aan wettelijke of administratieve verplichtingen.
Wij vragen niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor het betreffende doel.

16. Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang.
Wanneer u bezwaar maakt, zullen wij de verwerking stoppen, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben om de verwerking voort te zetten of wanneer de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, honoreren wij uw bezwaar altijd. U ontvangt dan geen direct marketingcommunicatie meer van ons.

17. Klachten

Als u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, dan horen wij dat graag. U kunt contact met ons opnemen via:
info@triflex.be
Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). U bent niet verplicht om eerst contact met ons op te nemen voordat u een klacht indient bij de toezichthouder.

18. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer onze verwerkingen, systemen, diensten of wettelijke verplichtingen veranderen.
De meest actuele versie van deze privacyverklaring is altijd beschikbaar via onze website.